Deutsche Unternehmen geben jährlich mehr als eine Milliarden Euro für die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter aus. Das hat jetzt eine Studie herausgefunden. Über 1000 Unternehmen und Verbände haben im Rahmen einer anonymen Umfrage zur Reisekostenabrechnung ihre Daten preisgegeben. Das Ergebnis ist überraschend: Die Abrechnung der Reisekosten verschlingt jährlich mehr Geld als die Reisen selbst. Der bürokratische Aufwand ist bei der Erstellung der Abrechnung enorm. Bereits während der Dienstreise muss der Dienstreisende Quittungen und Belege für die Abrechnung sammeln und ordnen. Wieder zurück am Arbeitsplatz, überträgt er die Beträge für Tickets, Hotelübernachtungen, Eintrittspreise und Restaurantbesuche meist handschriftlich in ein dafür vorgesehenes Formular.

Hier wird auch nach dem Grund der Reise und dem Erfolg gefragt. Erst dann darf er die Unterlagen an die Personalabteilung weiterleiten. Dort prüft ein Sachbearbeiter die Richtigkeit der Reisekostenabrechnung. Laut Studie beschäftigen sich vor allem in Großunternehmen und öffentlichen Verwaltungen ein Drittel der Personalsachbearbeiter mit dem Ausfüllen und Prüfen der Formulare. Kleine und mittelständische Betriebe können sich diesen Aufwand schon lange nicht mehr leisten. Einige unternehmen gar keine Reisen mehr, ein Großteil hat bereits vor Jahren eine Reisekosten Software eingeführt. Nach einer Dienstreise kann der jeweilige Angestellte alle Daten in den Computer eingeben, der Rechner wertet die Beträge aus und per Mausklick werden die Kosten auf das Konto überwiesen. Großbetriebe könnten auf diese Weise über 3000 Mitarbeiter und damit auch Geld einsparen. Warum stellen sie ihr System nicht um? Auch darauf hat die Studie eine Antwort: Die Entlassung der beschäftigungslosen Mitarbeiter wäre zu teuer.